Do contentor à loja online: ligar o stock às vendas e pôr o produto a funcionar depois da chegada

O que acontece ao produto entre a chegada do contentor e a primeira venda?

Muitos importadores concluem uma viagem longa — procura de fornecedor, negociação, produção, inspeção, transporte, desalfandegamento — e descobrem depois que o verdadeiro trabalho acabou de começar. A mercadoria que está no armazém não é receita: é capital imobilizado que só se converte em receita através de uma sequência definida de operações:

1. Receção e contagem: conferir as quantidades com a lista de embalagem antes de assinar e fotografar qualquer caixa danificada.
2. Inspeção na receção: abrir uma amostra das caixas e compará-la com a amostra aprovada, sem se limitar a contar volumes.
3. Codificação e armazenamento: associar cada artigo a uma referência SKU, a uma localização de armazenamento definida e a um número de lote.
4. Cálculo do custo total de importação: distribuir todos os custos da expedição pelas unidades vendáveis.
5. Publicação do produto: página do produto, imagens, descrição, preço, quantidade disponível.
6. Operação: vender, preparar, expedir, tratar devoluções e voltar a encomendar no momento certo.

A maior parte das perdas posteriores à chegada ocorre no primeiro e no quarto passos: diferenças de quantidade que não são documentadas a tempo, o que faz perder a possibilidade de reclamação, e um preço construído apenas sobre o preço de fábrica, que faz parecer que existe lucro quando não existe.

Como construo um sistema de referências de artigos que não me confunda daqui a um ano?

A referência do artigo (SKU) é a espinha dorsal de tudo o que vem a seguir. A regra é que seja curta, lógica e legível a olho nu, e que se mantenha inalterada durante toda a vida do produto. Um padrão simples funciona bem: código da categoria, depois código do produto, depois a cor e, por fim, o tamanho ou a capacidade. Exemplo: MUG-THR-BLK-350.

• Não utilize dentro da referência elementos que mudam, como o preço ou o fornecedor.
• Evite caracteres ambíguos como o O e o 0 ou o I e o 1, para reduzir os erros de introdução manual.
• Atribua uma referência própria a cada versão vendável em separado: cada cor, cada tamanho, cada embalagem dupla.
• Separe a referência interna do código de barras global; a primeira é sua, o segundo é um identificador internacional registado em nome da sua empresa.
• Não reutilize uma referência antiga num produto novo, porque isso mistura todo o histórico de vendas.

Que dados deve conter cada artigo no sistema de stock?

Como calculo o custo real por unidade?

O preço de fábrica não é o seu custo. O custo total de importação (landed cost) reúne tudo o que foi pago até o produto ficar pronto para venda no seu armazém:

• O preço de fábrica por unidade.
• O transporte interno na China, as taxas de exportação e a movimentação.
• O frete marítimo internacional e o seguro.
• Os direitos aduaneiros e os impostos não recuperáveis.
• A movimentação no porto de descarga, o desalfandegamento e o transporte até ao armazém.
• Qualquer reetiquetagem ou reembalagem local.
• Os honorários de inspeção e de verificação, quando existam.

Depois vem a regra decisiva: divida o total pelo número de unidades efetivamente vendáveis, e não pela quantidade encomendada. Se chegarem 1.000 canecas e 30 estiverem partidas, a divisão faz-se por 970 e não por 1.000. E quando os custos de transporte são distribuídos por artigos diferentes dentro do mesmo contentor, distribua-os com base no volume ou no peso, consoante o que determina realmente o custo, e não em partes iguais entre os artigos.

Feito isto, a margem real ainda exige que se deduzam os próprios custos de venda: a comissão da plataforma, as taxas de pagamento, o transporte até ao cliente, a embalagem e a percentagem de devoluções prevista. Muitos artigos que parecem lucrativos ao nível da unidade tornam-se nulos ou deficitários depois de acrescentadas estas duas últimas rubricas.

Quando devo voltar a encomendar para que o stock não se esgote?

A resposta é uma fórmula simples que salva muitas vendas perdidas:

Ponto de encomenda = (venda média diária × prazo de entrega em dias) + stock de segurança

Exemplo: se vender 12 unidades por dia e o prazo de entrega completo, desde a emissão da ordem de compra até à entrada da mercadoria no armazém, for de 75 dias, são necessárias 900 unidades para cobrir o período de espera. Acrescente um stock de segurança que cubra a variação da procura e os atrasos do transporte — digamos 250 unidades — e o ponto de encomenda passa a ser de 1.150 unidades. Ou seja, a ordem de compra seguinte é emitida quando o saldo desce para 1.150 e não quando se aproxima de zero.

Note-se que o prazo de entrega não é apenas o tempo de produção: conte a aprovação da amostra, a produção, a inspeção, o booking marítimo, a viagem, o desalfandegamento e o transporte interno. Depois aumente o stock de segurança antes do Ano Novo Chinês e das épocas de pico, porque o próprio prazo de entrega se alarga nesses períodos.

Como evito vender depois da rutura quando vendo em mais do que um canal?

Vender na sua loja, numa ou duas plataformas e num espaço físico ao mesmo tempo significa que o mesmo saldo está exposto em quatro sítios. Primeira regra: uma única fonte de verdade. Um só sistema guarda o saldo real, e todos os canais leem a partir dele e escrevem nele, e não o contrário.

• Reserve a quantidade no momento em que a encomenda é criada e não no momento da expedição, para que a unidade não seja vendida duas vezes.
• Guarde uma pequena reserva por canal nos artigos de rotação rápida, para evitar os efeitos de uma sincronização tardia.
• Faça com que o estado do artigo se reflita automaticamente: um artigo suspenso é ocultado em todos os canais ao mesmo tempo.
• Separe o stock de devoluções do stock vendável, até ser inspecionado e reclassificado.
• Faça inventários periódicos por amostragem aos artigos de maior valor, em vez de um inventário anual completo que paralisa a operação.

Que indicadores devo acompanhar mensalmente?

• Dias de cobertura = stock atual ÷ venda média diária. Indica quantos dias faltam até à rutura.
• Taxa de rotação do stock: quantas vezes o stock foi vendido durante o período. A sua descida significa capital adormecido.
• Taxa de rutura de stock: quantos dias um artigo procurado esteve indisponível. Cada dia de rutura são vendas perdidas e uma pior posição nas plataformas.
• Percentagem de stock parado: aquilo que não teve movimento durante 90 ou 180 dias. Trate-o com desconto ou com venda em conjunto cedo e não tarde.
• Margem por unidade depois do custo total de importação e depois das comissões de venda e das devoluções.
• Rigor do inventário: a percentagem de correspondência entre o saldo contabilístico e o saldo real. A sua descida estraga todos os indicadores anteriores.

Lista de verificação operacional para o primeiro contentor

• Conferiu as quantidades com a lista de embalagem antes de assinar a receção?
• Fotografou as caixas danificadas e documentou as diferenças de imediato?
• Abriu uma amostra aleatória e comparou-a com a amostra aprovada?
• Cada artigo foi introduzido com referência SKU, localização e lote antes de ser publicado na loja?
• O custo total de importação foi atualizado depois de fechadas todas as faturas da expedição?
• O ponto de encomenda e o stock de segurança foram definidos para cada artigo?
• A quantidade disponível foi ligada a todos os canais de venda a partir de uma única fonte?
• Foi definido um procedimento para as devoluções: onde são guardadas, quem as inspeciona e quando voltam à venda?

Conclusão

A importação bem-sucedida não termina à porta do armazém. Um produto que chegou a um preço excelente pode dar prejuízo se o seu custo for calculado apenas sobre o preço de fábrica, ou se se esgotar no auge da sua época porque ninguém calculou o ponto de encomenda, ou se for vendido duas vezes porque o saldo não estava sincronizado. Quatro coisas fazem a diferença: uma codificação estável, dados de artigo completos, um custo total de importação calculado sobre as unidades vendáveis e um ponto de encomenda assente num prazo de entrega realista.

Na Alshumul Serviços Comerciais (ALSHUMUL) trabalhamos nas duas pontas da cadeia: o sourcing, a inspeção e o transporte a partir da China e, depois, os sistemas e as lojas online que transformam o contentor que chegou em stock disciplinado e em vendas mensuráveis, porque as duas pontas são, na verdade, uma só operação e não duas.

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