Auditoria de fábrica (Factory Audit): o que é, o que verifica e quando precisa dela antes de contratar

O que é exatamente uma auditoria de fábrica?

A auditoria de fábrica (Factory Audit) é uma visita ao local de produção realizada por um auditor independente, com o objetivo de confirmar que a entidade com quem negoceia existe realmente no terreno e que tem capacidade para fabricar o seu produto com a qualidade, a quantidade e os prazos acordados. A auditoria não examina o produto acabado; examina a capacidade de produzir: a legitimidade legal, os equipamentos, o sistema de gestão da qualidade, a mão de obra e os registos de desempenho.

A diferença essencial entre ela e a inspeção do produto é simples, mas importante: a inspeção do produto responde à pergunta «esta remessa está conforme?», ao passo que a auditoria de fábrica responde a uma pergunta anterior e mais decisiva: «vale sequer a pena colocar o meu dinheiro neste fornecedor?». A primeira protege-o de uma remessa má; a segunda protege-o de uma parceria má.

Qual é a diferença entre a auditoria de fábrica e a inspeção do produto?

O que verifica o auditor dentro da fábrica?

Primeiro: a existência legal e o processo comercial

• A licença comercial chinesa (Business License) e o número único de crédito social, bem como a correspondência entre a denominação legal e o nome utilizado nas propostas.
• O âmbito de atividade registado: inclui efetivamente o fabrico ou apenas «comércio geral»? Esta é a forma mais rápida de identificar um intermediário.
• O capital social registado, a data de constituição e a morada da instalação em comparação com a morada da visita efetiva.
• A fábrica tem licença de exportação direta ou exporta através de um agente? Isto terá impacto nos seus documentos aduaneiros mais tarde.

Segundo: a capacidade produtiva real

• A área da oficina, o número de linhas de produção em funcionamento (não as anunciadas) e o número de trabalhadores presentes no dia da visita.
• A capacidade mensal em comparação com o volume da sua encomenda: que a sua encomenda represente 80 % da capacidade da fábrica é tão arriscado como representar 1 % dela.
• A percentagem de operações subcontratadas (subcontracting) e os nomes das oficinas subcontratadas, porque a sua qualidade é determinada pelo elo mais fraco.
• Os registos de produção e de entrega dos últimos meses e a taxa de atraso face às datas de embarque.

Terceiro: o sistema de gestão da qualidade

• A existência de um departamento de qualidade administrativamente independente da produção (se for o diretor de produção a aprovar a qualidade, o sistema é meramente formal).
• As fases de controlo interno: inspeção dos materiais rececionados (IQC), inspeção durante o processo (IPQC) e inspeção final (FQC/OQC).
• A existência de procedimentos escritos, de uma amostra de referência aprovada e de critérios de aceitação escritos para cada defeito.
• A calibração dos instrumentos de medição e a validade dos respetivos certificados de calibração.
• O registo de defeitos e as ações corretivas e preventivas (CAPA): as reclamações são registadas e encerradas com uma ação documentada?
• A certificação ISO 9001, caso exista — verificando a sua validade e o seu âmbito, pois o certificado pode cobrir um produto que não é o seu.

Quarto: os equipamentos e o ambiente industrial

• O estado das máquinas, a sua idade e o programa de manutenção preventiva.
• O armazém de matérias-primas: os materiais estão separados, identificados e protegidos da humidade?
• A arrumação e a limpeza da fábrica e as áreas de armazenamento e de embalagem.

Quinto: as condições de trabalho e a conformidade social e ambiental

Abrange os contratos dos trabalhadores, os horários de trabalho, as saídas de emergência, os equipamentos de proteção e as licenças ambientais. Este eixo não é um luxo ético: uma fábrica encerrada de um momento para o outro por decisão ambiental ou na sequência de um acidente de segurança fará parar a sua remessa sem qualquer aviso.

Que tipos de auditoria de fábrica existem?

Quando precisa realmente de uma auditoria de fábrica?

• Um fornecedor novo com quem nunca trabalhou, sobretudo se chegou até si apenas através de uma plataforma eletrónica.
• O valor da encomenda é relativamente elevado ou exige um adiantamento avultado.
• O produto tem requisitos de segurança ou de conformidade (elétrico, alimentar, brinquedos, artigos para crianças).
• Quando existe a intenção de construir uma relação duradoura ou de produzir com a sua própria marca.
• Perante uma alteração súbita de preços, de prazos ou de interlocutor num fornecedor já estabelecido.

Quanto tempo demora uma auditoria de fábrica e quanto custa?

O trabalho no terreno demora habitualmente de um a três dias, consoante a dimensão da fábrica e a profundidade da auditoria, e o relatório é normalmente emitido no prazo de dois a cinco dias úteis após a visita. O custo varia com a localização geográfica, o número de dias de auditoria e o seu tipo, pelo que deve pedir sempre uma proposta concreta que especifique: o número de dias, o âmbito dos pontos verificados, a língua do relatório e se inclui fotografias e recomendações ou apenas pontuações.

Como saber se o fornecedor é um intermediário e não uma fábrica?

• O âmbito de atividade indicado na licença é comercial e não industrial.
• A morada da licença é um escritório numa torre, ao passo que a «fábrica» fica noutra cidade.
• Apresenta uma gama muito ampla de categorias de produtos sem qualquer ligação fabril entre si.
• Recusa uma visita sem aviso prévio, ou insiste numa data distante e exige a presença do seu representante.
• O nome do beneficiário da conta bancária difere da denominação legal que consta da proposta.

Nota importante: o intermediário não é necessariamente um aldrabão e pode até ser útil em encomendas pequenas ou diversificadas. O problema começa quando não se sabe que se está a lidar com um intermediário e se julga estar a negociar com quem é efetivamente dono da linha de produção.

O que é que a auditoria de fábrica não revela?

A auditoria é a imagem de um momento determinado. Não garante que todos os lotes seguintes estarão conformes, não impede a fábrica de subcontratar mais tarde parte da produção, nem dispensa uma inspeção durante a produção (DUPRO) ou uma inspeção pré-embarque (PSI). A auditoria reduz a probabilidade do desastre, mas não elimina a necessidade de um controlo ao nível de cada lote.

Lista de verificação antes de agendar a auditoria

1. Obtenha a denominação legal completa em chinês e o número único de crédito social, e não apenas o nome comercial em inglês.
2. Defina com clareza o produto e a linha de produção que pretende auditar dentro da fábrica.
3. Acorde previamente os pontos do relatório, a sua língua e o seu formato.
4. Envie as suas especificações técnicas ao auditor, para que este confirme a existência dos equipamentos adequados.
5. Peça fotografias das máquinas, das respetivas chapas de características e dos armazéns, e não fotografias genéricas do edifício.
6. Peça recomendações aplicáveis no final do relatório, e não uma mera pontuação numérica.

Conclusão prática

A auditoria de fábrica é o passo mais barato que se pode dar para evitar o erro mais caro da importação: transferir um adiantamento para uma entidade que não possui aquilo que afirma possuir. Faça da auditoria uma condição padrão antes de qualquer fornecedor novo ou de qualquer encomenda de grande volume, e associe o seu resultado às condições de pagamento previstas no contrato. Na Alshumul Serviços Comerciais tratamos a auditoria de fábrica como o primeiro passo de uma cadeia de controlo contínua: auditoria antes de contratar, depois inspeção durante a produção, depois inspeção pré-embarque e, por fim, supervisão do carregamento.

Todas as perguntas → Todos os serviços → Todos os artigos →