Controlo de qualidade: do fornecedor à carga do contentor

O que é o processo de controlo de qualidade da Alshumul?

O processo de controlo de qualidade da Alshumul é uma série de controlos sucessivos que começa com a verificação da fábrica antes de celebrar contrato com ela e termina com a supervisão da carga da mercadoria e da selagem do contentor. O objetivo é detetar um erro na fase em que ainda pode ser corrigido, e não depois de a remessa chegar ao seu país.

O processo não depende de uma única inspeção no fim da produção, porque a inspeção final revela o problema, mas não o evita. Por isso, cada fase apoia-se na anterior: uma fábrica qualificada, depois uma especificação clara e uma amostra de referência, depois o acompanhamento durante a produção e, por fim, uma inspeção final antes da carga. Qualquer um destes serviços pode ser pedido de forma independente, como a inspeção de uma remessa que comprou por conta própria, sem que tenhamos participado na compra.

Como verificamos a fábrica antes do contrato?

Verificamos a fábrica com uma visita presencial antes do contrato, na qual analisamos as licenças e os registos, a capacidade produtiva, as linhas de produção, a mão de obra e os sistemas de qualidade. Uma fábrica sem capacidade suficiente ou sem sistema de qualidade não se corrige com uma inspeção no fim da produção, e é por isso que a auditoria vem primeiro.

Antes da visita, pré-selecionamos as fábricas capazes de produzir o seu produto e comparamos as respetivas propostas, preços e condições; os pormenores estão na página Como escolhemos a fábrica. Durante a auditoria de fábrica, verificamos:

• A licença comercial, o âmbito de atividade registado e a morada real, para saber se se trata de uma fábrica ou de uma empresa comercial.
• Os registos e certificados apresentados pela fábrica.
• A capacidade produtiva, as linhas de produção e as máquinas, em comparação com a quantidade de que precisa.
• A mão de obra e os sistemas de qualidade em vigor na fábrica.

Recebe o resultado num relatório fotográfico em inglês com recomendações, para decidir, com base nele, se celebra contrato com a fábrica ou se procura outra. Para pedir a auditoria de uma fábrica específica, preencha o formulário de pedido de auditoria de fábrica.

Porque é que aprovamos a especificação e a amostra de referência antes da produção?

Aprovamos a especificação e a amostra de referência antes da produção porque todas as inspeções posteriores comparam a mercadoria com elas; se não forem acordadas previamente, não há nada com que comparar. Muitos litígios de qualidade resultam de uma especificação incompleta e não de uma má fábrica.

Por isso, acordamos consigo e com a fábrica uma especificação escrita, anexada à ordem de compra, que inclui, consoante o produto:

• A matéria-prima e o respetivo grau, designados pelo nome e não por uma descrição genérica.
• As dimensões e os pesos, com as tolerâncias admitidas.
• A cor pelo código Pantone e a especificação da impressão e do logótipo.
• A embalagem interior e exterior, as dimensões da caixa de cartão e o número de peças por caixa.
• Os rótulos, o código de barras e a língua das informações.
• O nível de aceitação AQL e a classificação dos defeitos, por escrito antes do início da produção e não depois.

Segue-se a amostra. Somos nós que fornecemos as amostras: pedimo-las aos fornecedores, acompanhamo-las e tratamos do seu envio para que as possa rever. Depois de a aprovar, essa amostra torna-se a amostra de referência com a qual a produção é comparada em cada inspeção posterior. De preferência, devem existir duas cópias idênticas, assinadas e carimbadas, uma na sua posse e outra na fábrica, que servem de referência em caso de desacordo.

O que inspecionamos durante a produção?

Durante a produção, inspecionamos as peças fabricadas e comparamo-las com a especificação e a amostra de referência, para que os desvios sejam detetados e corrigidos antes de se transformarem numa remessa recusada. É a chamada inspeção durante a produção (DUPRO), normalmente realizada quando estão concluídos 20% a 50% da produção, enquanto o erro ainda pode ser corrigido e a menor custo.

No âmbito do serviço de controlo da qualidade, acompanhamos a produção segundo critérios estatísticos de aceitação, o que inclui:

• A verificação das especificações e das medidas em peças retiradas da linha de produção.
• A comparação das peças produzidas com a amostra de referência quanto ao material e à cor.
• O registo de qualquer desvio e a sua comunicação a si e à fábrica, para que seja corrigido antes de concluída a restante quantidade.
• Relatórios periódicos com fotos que lhe mostram o estado da sua encomenda sem ter de estar na China.

O que abrange a inspeção do produto?

A inspeção do produto verifica o próprio produto: a conformidade com as especificações, o funcionamento, as dimensões, a embalagem e os rótulos, e os requisitos do mercado indicados na especificação. É o que inspecionamos nas peças durante a produção e na mercadoria acabada antes do embarque, e a inspeção de produtos também pode ser pedida como serviço independente.

• Ensaios de funcionamento e de resistência adequados ao tipo de produto.
• Dimensões, peso e materiais em comparação com a especificação.
• Conformidade da embalagem, dos rótulos e dos códigos de barras com o que foi acordado.
• O estado das caixas exteriores.
• Documentação de cada defeito com fotos e a sua classificação como crítico, grave ou menor.

Como é realizada a inspeção pré-embarque?

A inspeção pré-embarque é uma inspeção final por amostragem aleatória da mercadoria acabada, realizada antes de esta sair da fábrica e antes da carga, que compara a remessa com a amostra aprovada e a ordem de compra. Tem lugar quando estão concluídos 80% a 100% da produção e antes do pagamento do saldo ao fornecedor.

As etapas da inspeção pré-embarque seguem esta ordem:

1. Marcamos a data da inspeção com a fábrica em função da data em que a mercadoria estará pronta.
2. Retiramos as caixas aleatoriamente segundo as tabelas AQL da norma ISO 2859-1, para que não seja a fábrica a escolher as peças inspecionadas.
3. Verificamos a quantidade, as especificações, as dimensões, o peso e os materiais, e realizamos os ensaios de funcionamento adequados ao produto.
4. Revemos a embalagem, os rótulos, os códigos de barras e o estado das caixas.
5. Classificamos os defeitos em críticos, graves e menores e comparamos o seu número com os limites de aceitação acordados.
6. Emitimos um relatório fotográfico com um resultado claro: aceite ou recusado.

Para compreender as tabelas de amostragem e os níveis de aceitação em linguagem simples, leia Inspeção pré-embarque e critérios AQL explicados.

O que acontece quando o contentor é carregado e selado?

Durante a carga do contentor, supervisionamos a entrada da mercadoria para confirmar as quantidades e a forma de empilhamento; depois, o contentor é selado e o processo é documentado com fotos. Passar na inspeção não basta, por si só, se for carregada uma quantidade inferior ou se as caixas forem empilhadas de forma inadequada.

• Conformidade das quantidades carregadas com a quantidade que passou na inspeção.
• A forma de empilhamento das caixas dentro do contentor.
• O estado das caixas durante a carga.
• A selagem do contentor e a fotografia do selo e do respetivo número.

Depois de selado o contentor, passamos ao transporte: tratamos da reserva, do seguro e da verificação dos documentos até ao porto de descarga, em qualquer país, enquanto o desalfandegamento e as licenças de importação no país de destino ficam a cargo do importador ou do seu despachante oficial nesse país. Se a sua remessa for em grupagem (LCL), organizamo-la através de empresas de grupagem, porque não temos armazém nem fazemos nós próprios a consolidação das mercadorias.

Quem decide aceitar ou recusar a remessa?

A decisão final de aceitar ou recusar a remessa é sua; o nosso papel é colocar à sua frente as provas em que assenta essa decisão. O relatório de inspeção apresenta o resultado, os defeitos classificados com as respetivas fotos e as medidas, e compara tudo isto com a especificação e a amostra de referência.

Se o resultado for de recusa, cabe-lhe a si definir o passo seguinte com o fornecedor. O relatório reforça a sua posição negocial enquanto não tiver pago o saldo; por isso, recomenda-se associar o pagamento do saldo ao fornecedor ao resultado da inspeção pré-embarque e deixar isso escrito na fatura proforma antes de pagar qualquer montante. O artigo Como ler um relatório de inspeção e decidir explica as secções do relatório e aquilo a que deve prestar atenção.

Porque é que os nossos relatórios e recomendações são independentes da fábrica?

Os nossos relatórios e recomendações são independentes da fábrica porque cobramos as taxas dos nossos serviços e as nossas comissões apenas à parte que solicita o serviço, que é geralmente o importador, e, nesse caso, não cobramos quaisquer taxas ou comissões às fábricas. A fábrica cuja mercadoria inspecionamos ou que auditamos não nos paga, e é por isso que redigimos o relatório e a recomendação no seu interesse.

As taxas dos nossos serviços são pagas apenas para a conta bancária da empresa, e nunca para uma conta pessoal. Pode começar com um único serviço, como uma auditoria de fábrica ou a inspeção de uma remessa antes da carga, antes de nos confiar todo o processo.

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