Contrôle qualité, du fournisseur au chargement du conteneur

Qu’est-ce que le processus de contrôle qualité d’Alshumul ?

Le processus de contrôle qualité d’Alshumul est une série de contrôles successifs : il commence par la vérification de l’usine avant que vous ne contractiez avec elle et se termine par la supervision du chargement de la marchandise et le scellement du conteneur. Le but est de détecter une erreur au stade où elle peut encore être corrigée, et non après l’arrivée de l’expédition dans votre pays.

Ce processus ne repose pas sur une inspection unique en fin de production, car une inspection finale révèle un problème sans l’empêcher. Chaque étape s’appuie donc sur la précédente : une usine qualifiée, puis une spécification claire et un échantillon de référence, puis un suivi pendant la production, puis une inspection finale avant le chargement. Chacun de ces services peut être demandé séparément, par exemple l’inspection d’une marchandise que vous avez achetée vous-même sans que nous soyons partie à l’achat.

Comment vérifions-nous une usine avant tout contrat ?

Nous vérifions l’usine lors d’une visite sur site avant tout contrat, en examinant ses licences et registres, sa capacité de production, ses lignes de production, sa main-d’œuvre et ses systèmes qualité. Une inspection en fin de production ne corrigera pas une usine qui manque de capacité ou de système qualité : c’est pourquoi l’audit vient en premier.

Avant la visite, nous présélectionnons les usines capables de fabriquer votre produit et comparons leurs offres, leurs prix et leurs conditions ; le détail figure sur la page Comment nous choisissons l’usine. Au cours d’un audit d’usine, nous vérifions :

• La licence commerciale, le périmètre d’activité enregistré et l’adresse réelle, pour savoir s’il s’agit d’une usine ou d’une société de négoce.
• Les registres et les certificats fournis par l’usine.
• La capacité de production, les lignes de production et les machines, au regard de la quantité dont vous avez besoin.
• La main-d’œuvre et les systèmes qualité en place dans l’usine.

Vous recevez le résultat sous la forme d’un rapport photo en anglais avec des recommandations, afin de décider de contracter avec l’usine ou d’en chercher une autre. Pour demander l’audit d’une usine précise, remplissez le formulaire de demande d’audit d’usine.

Pourquoi validons-nous la spécification et l’échantillon de référence avant la production ?

Nous validons la spécification et l’échantillon de référence avant la production, car chaque inspection ultérieure compare la marchandise à ces deux références : s’ils ne sont pas convenus à l’avance, il n’existe aucune base de mesure. Bien des litiges sur la qualité viennent d’une spécification incomplète, et non d’une mauvaise usine.

Nous convenons donc avec vous et avec l’usine d’une spécification écrite, jointe au bon de commande, qui couvre selon le produit :

• La matière première et son grade, désignés par leur nom et non par une description générale.
• Les dimensions et les poids, avec les tolérances admises.
• La couleur par code Pantone, ainsi que la spécification de l’impression et du logo.
• L’emballage intérieur et extérieur, les dimensions du carton et le nombre de pièces par carton.
• Les étiquettes, les codes-barres et la langue des mentions.
• Le niveau d’acceptation AQL et la classification des défauts, fixés par écrit avant le lancement de la production, et non après.

Vient ensuite l’échantillon. Nous fournissons les échantillons : nous les demandons aux fournisseurs, en assurons le suivi et organisons leur envoi pour que vous les examiniez. Une fois approuvé par vous, il devient l’échantillon de référence auquel la production est comparée à chaque inspection ultérieure. Il est préférable d’en avoir deux exemplaires identiques, signés et cachetés, l’un chez vous et l’autre à l’usine, qui feront foi en cas de litige.

Que contrôlons-nous pendant la production ?

Pendant la production, nous inspectons les pièces fabriquées et les comparons à la spécification et à l’échantillon de référence, afin de détecter et de corriger tout écart avant qu’il ne se transforme en expédition refusée. C’est l’inspection en cours de production (DUPRO), réalisée en général lorsque 20 % à 50 % de la production est achevée, quand l’erreur peut encore être corrigée, et à moindre coût.

Dans le cadre de notre service de contrôle qualité, nous suivons la production selon les critères d’acceptation statistique, ce qui comprend :

• Le contrôle des spécifications et des mesures sur des pièces prélevées sur la ligne de production.
• La comparaison des pièces produites avec l’échantillon de référence, pour la matière et la couleur.
• L’enregistrement de tout écart, signalé à vous et à l’usine pour qu’il soit corrigé avant la fabrication du reste de la quantité.
• Des rapports photo réguliers, qui vous indiquent où en est votre commande sans que vous soyez en Chine.

Que couvre l’inspection du produit ?

L’inspection du produit porte sur le produit lui-même : sa conformité aux spécifications, son fonctionnement, ses dimensions, son emballage et ses étiquettes, ainsi que les exigences du marché inscrites dans la spécification. C’est ce que nous contrôlons sur les pièces pendant la production et sur la marchandise finie avant expédition, et l’inspection des produits peut être demandée comme service distinct.

• Des essais de fonctionnement et de durabilité adaptés au type de produit.
• Les dimensions, le poids et les matériaux, comparés à la spécification.
• La conformité de l’emballage, des étiquettes et des codes-barres à ce qui a été convenu.
• L’état des cartons extérieurs.
• Chaque défaut documenté en photos et classé critique, majeur ou mineur.

Comment se déroule l’inspection avant expédition ?

L’inspection avant expédition est une inspection finale par échantillonnage aléatoire de la marchandise finie, réalisée avant sa sortie de l’usine et avant son chargement ; elle compare l’expédition à l’échantillon approuvé et au bon de commande. Elle intervient lorsque 80 % à 100 % de la production est achevée, et avant le paiement du solde au fournisseur.

Les étapes d’une inspection avant expédition se déroulent dans cet ordre :

1. Nous fixons la date de l’inspection avec l’usine en fonction de la date à laquelle la marchandise sera prête.
2. Nous prélevons les cartons au hasard selon les tables AQL de la norme ISO 2859-1 : ce n’est donc pas l’usine qui choisit les pièces inspectées.
3. Nous vérifions la quantité, les spécifications, les dimensions, le poids et les matériaux, et réalisons les essais de fonctionnement adaptés au produit.
4. Nous examinons l’emballage, les étiquettes, les codes-barres et l’état des cartons.
5. Nous classons les défauts en critiques, majeurs et mineurs, et comparons leur nombre aux limites d’acceptation convenues.
6. Nous émettons un rapport photo avec un résultat clair : accepté ou refusé.

Pour comprendre en termes simples les tables d’échantillonnage et les niveaux d’acceptation, lisez notre explication de l’inspection avant expédition et des niveaux AQL.

Que se passe-t-il au chargement et au scellement du conteneur ?

Au chargement du conteneur, nous supervisons l’entrée de la marchandise pour vérifier les quantités et la méthode d’empilage, puis le conteneur est scellé et l’opération est documentée en photos. Réussir l’inspection ne suffit pas si une quantité incomplète est chargée ou si les cartons sont mal empilés.

• La correspondance entre les quantités chargées et la quantité qui a passé l’inspection.
• La méthode d’empilage des cartons dans le conteneur.
• L’état des cartons pendant le chargement.
• Le scellement du conteneur, avec la photo du scellé et de son numéro.

Une fois le conteneur scellé, nous passons à l’expédition : nous organisons la réservation, l’assurance et la vérification des documents jusqu’au port de déchargement, dans tout pays ; le dédouanement et les autorisations d’importation dans le pays de destination sont pris en charge par l’importateur ou son transitaire en douane sur place. Si votre expédition est en groupage (LCL), nous l’organisons par l’intermédiaire de groupeurs, car nous n’avons pas d’entrepôt et ne groupons pas les marchandises nous-mêmes.

Qui décide d’accepter ou de refuser l’expédition ?

La décision finale d’accepter ou de refuser l’expédition vous appartient ; notre rôle est de vous fournir les éléments sur lesquels la fonder. Le rapport d’inspection présente le résultat, les défauts classés avec leurs photos et les mesures, et compare l’ensemble à la spécification et à l’échantillon de référence.

Si le résultat est un refus, c’est vous qui décidez de la suite avec le fournisseur. Le rapport renforce votre position de négociation tant que vous n’avez pas payé le solde : il est donc conseillé de lier le paiement du solde au fournisseur au résultat de l’inspection avant expédition, et de l’inscrire dans la facture proforma avant de verser la moindre somme. L’article Comment lire un rapport d’inspection et décider explique les sections du rapport et les points auxquels être attentif.

Pourquoi nos rapports et nos recommandations restent-ils indépendants de l’usine ?

Nos rapports et nos recommandations restent indépendants de l’usine, car nous percevons nos frais de service et nos commissions uniquement auprès de la partie qui demande le service, en général l’importateur ; dans ce cas, nous ne percevons ni frais ni commission auprès des usines. L’usine dont nous inspectons la marchandise ou que nous auditons ne nous paie pas : nous rédigeons donc le rapport et la recommandation dans votre intérêt.

Nos frais de service sont versés uniquement sur le compte bancaire de la société, jamais sur un compte personnel. Vous pouvez commencer par un seul service, comme l’audit d’une usine ou l’inspection d’une marchandise avant son chargement, avant de nous confier l’ensemble du processus.

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