Comment nous choisissons et comparons les usines en Chine

Quelles sont les étapes du choix de l’usine ?

Le choix de l’usine passe par neuf étapes successives, de la spécification de votre produit jusqu’à votre propre décision. Chaque étape soit resserre la liste, soit apporte une information dont vous avez besoin pour la comparaison.

Définition de la demande : nous recevons la spécification du produit, la quantité, le pays de destination et le prix cible, s’il y en a un.
Recherche et liste initiale : nous recherchons les usines qui fabriquent réellement votre produit.
Premier tri : nous écartons les usines qui ne conviennent pas au produit, à la quantité ou aux exigences de votre marché.
Devis sur une base commune : nous demandons aux usines restantes des devis sur la même spécification.
Comparaison : nous comparons les devis sur le coût total et les risques, et désignons parmi elles les usines présélectionnées.
Échantillons : nous demandons des échantillons aux usines présélectionnées, en assurons le suivi et organisons leur envoi.
Vérification ou audit : nous vérifions les usines présélectionnées avant tout contrat, à partir de leurs registres ou par un audit sur site.
Négociation : nous négocions directement en chinois avec l’usine les spécifications et les prix.
Recommandation et décision : nous vous présentons la comparaison et notre recommandation, et vous choisissez l’usine.

De quoi avons-nous besoin pour commencer ?

Nous avons besoin de quatre informations : des photos, un lien ou la spécification du produit ; la quantité approximative ; le port de déchargement ou la ville de destination ; et le prix cible, s’il y en a un. Sur cette base, nous définissons avec vous le périmètre de la mission.

Plus la spécification est précise, plus les devis sont faciles à comparer, car chaque usine chiffre la même chose. Une spécification claire précise :

La matière première et son grade, désignés par leur nom et non par une description générale.
Les dimensions et les poids, avec les tolérances admises.
La couleur, l’impression et le logo.
Les certificats ou les exigences de sécurité demandés par le marché du pays de destination.
L’emballage intérieur et extérieur, et les étiquettes.

Comment recherchons-nous les usines et affinons-nous la liste ?

Nous recherchons les usines qui fabriquent réellement votre produit, puis nous trions la liste à l’aide de questions précises avant de demander un devis à l’une d’elles. La recherche de fournisseurs prend environ une semaine en moyenne. Lors du tri, nous posons ces questions sur chaque usine :

Fabrique-t-elle ce produit précis, ou seulement des produits proches ?
S’agit-il d’une usine ou d’une société de négoce ? Une société de négoce n’est pas forcément écartée, mais vous devez savoir avec qui vous traitez.
Sa capacité de production déclarée correspond-elle à la quantité et au délai de votre commande ?
Sa quantité minimale de commande convient-elle à la quantité dont vous avez besoin ?
Peut-elle fournir les certificats exigés par votre marché ?
Répond-elle clairement aux questions techniques ?

Nous ne demandons pas de devis aux usines qui ne passent pas ce tri, pour ne pas encombrer la comparaison d’options inadaptées. Le détail de ce service figure sur la page Sourcing de fournisseurs et de produits.

Comment rendons-nous les devis comparables ?

Nous demandons à chaque usine un devis sur la même spécification, la même quantité et la même condition de livraison, pour qu’un écart de prix soit un écart réel et non une différence de produit.

Deux devis pour des produits qui se ressemblent en photo peuvent différer par la matière, l’épaisseur ou l’emballage, ou l’un peut être chiffré départ usine (EXW) et l’autre à bord du navire au port d’exportation (FOB). Lorsqu’une usine laisse un point flou, nous le clarifions directement avec elle en chinois avant que son devis n’entre dans la comparaison. Nous demandons que chaque devis précise :

Le prix unitaire, et s’il comprend l’emballage, l’impression et les moules, le cas échéant.
La condition de livraison sur laquelle repose le prix.
La quantité minimale de commande et le délai de production.
Le coût de l’échantillon et son délai de préparation.
Les conditions de paiement et la durée de validité du devis.

Sur quelle base comparons-nous les usines ?

Nous comparons les usines sur le coût total et les risques, et non sur le seul prix unitaire. La première comparaison désigne les usines présélectionnées, puis les résultats des échantillons et de la vérification s’y ajoutent. Voici les critères que nous pesons :

Critère	Ce que nous comparons	Pourquoi c’est important
Prix unitaire	Le prix pour une même spécification, une même quantité et une même condition de livraison, et ce qu’il inclut ou non	Un prix plus bas peut laisser de côté des coûts qui apparaissent plus tard
Quantité minimale de commande (MOQ)	La quantité minimale acceptée par l’usine, au regard de la quantité dont vous avez besoin	Une quantité supérieure à vos besoins augmente ce que vous payez d’avance et ce qui reste dans votre stock
Délai de production	Le délai sur lequel l’usine s’engage, et sa capacité au regard du volume de votre commande	Il détermine quand la marchandise arrive sur votre marché
Qualité de l’échantillon	La conformité de l’échantillon à la spécification pour la matière, les dimensions, la finition et le fonctionnement	L’échantillon est la première preuve concrète de ce que l’usine sait fabriquer
Certificats	Les certificats ou rapports d’essai exigés par le marché du pays de destination, et la capacité de l’usine à les fournir	Leur absence peut bloquer l’expédition à l’arrivée
Emballage et étiquettes	Le type d’emballage, les dimensions du carton et les étiquettes requises	Ils influent sur la protection de la marchandise, le volume à expédier et la conformité aux exigences du marché
Conditions de paiement	Le montant de l’acompte, l’échéance du solde, et si le solde est lié à l’inspection	Elles déterminent combien vous payez avant de pouvoir inspecter la marchandise
Communication	La rapidité et la clarté des réponses, et la compréhension de la spécification par l’usine	Les détails mal compris se traduisent plus tard par des écarts de qualité
Résultat de la vérification	L’enregistrement et le périmètre d’activité, la nature de l’entreprise, usine ou société de négoce, et le résultat de l’audit s’il a été réalisé	Un prix bas d’un fournisseur non vérifié est un risque que le chiffre ne montre pas

Qu’entendons-nous par le juste prix pour la spécification demandée ?

Nous entendons le moindre coût total pour un produit conforme à votre spécification, auprès d’une usine réellement capable de le fabriquer, et non le chiffre minimal de la colonne du prix unitaire. Le coût total couvre ce que vous payez réellement et ce que vous risquez de perdre ; nous ajoutons donc au prix unitaire :

Ce que le prix n’inclut pas : par exemple les moules, l’impression ou un emballage spécifique, s’ils sont exclus du prix unitaire.
L’effet de la quantité minimale de commande : acheter plus que nécessaire immobilise davantage d’argent en stock, et ce minimum peut parfois se négocier, comme nous l’expliquons dans notre article sur la quantité minimale de commande.
L’effet du temps : un délai de production plus long, ou un échantillon à modifier, peut retarder la marchandise au-delà de la saison de vente.
L’effet du risque : un fournisseur non vérifié, un certificat manquant ou un paiement important avant l’inspection sont autant de coûts potentiels qui n’apparaissent pas dans le devis.

Un devis nettement inférieur aux autres est examiné avant d’être comparé, car l’écart signifie souvent une matière différente ou une différence dans ce que le prix comprend. L’usine que nous recommandons n’a donc pas forcément le prix unitaire minimal ; nous vous expliquons alors la raison de notre recommandation.

Comment testons-nous les usines présélectionnées et négocions-nous avec elles ?

Nous les testons par les échantillons et par la vérification de l’usine avant tout contrat, puis nous négocions avec elles directement en chinois.

Les échantillons

Nous demandons les échantillons aux usines présélectionnées, en assurons le suivi et organisons leur envoi, afin que chaque échantillon soit comparé à la spécification pour la matière, les dimensions, la finition et le fonctionnement. L’échantillon approuvé devient la référence à laquelle la production et les inspections ultérieures sont mesurées.

Vérification ou audit de l’usine

Avant tout contrat, nous vérifions l’usine selon l’un de deux niveaux, dont le périmètre est convenu avec vous :

Vérification du fournisseur sans visite : registre du commerce, périmètre d’activité et structure de propriété, et nature du fournisseur, usine ou société de négoce, à partir des registres officiels.
Audit d’usine sur site : une visite pour vérifier les licences et registres, la capacité de production, les lignes de production, la main-d’œuvre et les systèmes qualité, avec un rapport photo et des recommandations.

Le rapport est rédigé en anglais. Le détail du service figure sur la page Audit d’usines, et si vous avez déjà choisi une usine vous-même, vous pouvez demander un audit d’usine directement.

La négociation

Nous négocions directement en chinois avec les usines les spécifications et les prix : les détails de la spécification parviennent ainsi à l’usine tels quels, sans se perdre dans la traduction. Ce qui est convenu doit être inscrit dans la facture proforma ou le contrat avant tout paiement.

Pourquoi notre recommandation n’est-elle liée à aucune usine ?

Parce que nous percevons nos frais de service et nos commissions auprès de la seule partie qui demande le service, en général l’importateur ; dans ce cas, nous ne percevons ni frais ni commission auprès des usines ou des fournisseurs. Cela a un effet direct sur le choix de l’usine :

Aucune usine ne nous paie pour être recommandée : le classement des usines dans la comparaison repose donc sur votre spécification et sur son coût total.
Nous pouvons vous dire clairement si le devis le moins cher ne correspond pas à votre spécification.
Dans ce cas, notre intérêt est du côté de la partie qui a demandé le service et qui en paie les frais.

Lorsque vous traitez avec un intermédiaire en Chine, demandez-lui franchement : prenez-vous aussi une commission auprès de l’usine ? Nos frais de service, eux, sont versés uniquement sur le compte bancaire de la société, comme l’indique la page Informations de paiement.

Qui choisit l’usine en fin de compte ?

C’est vous qui choisissez l’usine ; nous vous présentons la comparaison et notre recommandation, avec leurs raisons, et la décision finale vous appartient. La comparaison comprend :

Les devis des usines présélectionnées sur la même spécification.
Les résultats des échantillons, comparés à la spécification.
Le résultat de la vérification ou de l’audit pour chaque usine vérifiée.
Notre recommandation d’une usine précise, avec ses raisons et les risques que nous identifions.

Après votre choix viennent le contrôle qualité pendant la production et avant expédition, puis l’organisation de l’expédition ; nous ne prenons pas en charge le dédouanement dans le pays de destination. Pour commencer, écrivez-nous en indiquant la spécification de votre produit, la quantité et le pays de destination.

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